ВВЕДЕНИЕ……….……3
Глава 1. Электронный документооборот как основа организации канцелярской работы на предприятии………..…..6
1.1 Электронный документоборот: методы, принципы и типы документооборота в организации……..…..….…6
1.2 Типовые процессы электронного документоборота в организации канцелярской работы на предприятии..9
1.3 Методы и средства автоматизации канцелярской деятельности………..…17
1.4 Средства автоматизации канцелярской деятельности учреждений 24
Глава 2. Анализ особенностей документооборота предприятия малого бизнеса на примере ООО «Ресторан-Калуга»..…38
2.1.Организационная характеристика ООО «Ресторан-Калуга»38
2.2.Обзор документооборота ООО «Ресторан-Калуга»40
Глава 3. Мероприятия по совершенствованию процессов разработки и реализации электронного документооборота предприятия
ООО «Ресторан-Калуга»…50
3.1. Направления совершенствования документооборота….50
3.2 Мероприятия по совершенствованию документооборота.52
Заключение58
Список литературы..61
Приложение..65
Задача накопления, обработки и распространения информации стояла перед человечеством на всех этапах его развития. В течение долгого времени основными инструментами для ее решения были мозг, язык и слух человека. Первое кардинальное изменение произошло с приходом письменности, а затем – c изобретением книгопечатания. Следующий прорыв в области информационного обмена произошел с появлением электронных вычислительных машин. Первые ЭВМ использовались как большие автоматические арифмометры. Принципиально новый шаг был совершен, когда от применения ЭВМ для решения отдельных задач перешли к их использованию для комплексной автоматизации тех или иных законченных участков деятельности человека по переработке информации.
Одним из первых примеров подобного системного применения ЭВМ в мировой практике были административные системы обработки данных. По мере своего дальнейшего развития административные системы обработки данных перерастают в автоматизированные системы управления соответствующими объектами, где, как правило, несколько ЭВМ объединяют в вычислительный комплекс.
Первые проекты применения компьютерных средств не как вспомогательный, а как основной элемент системы документооборота, появились в начале 80-ых годов. В то время камнем преткновения их развития стали недостаточный уровень развития материально-технической базы и отсутствие четких стандартов на электронные документы.
В 90ые годы, в связи со скоростным развитием вычислительной техники, появились системы управления документооборотом, построенные по принципу "клиент-сервер", приспособленные для работы в рамках небольшой локальной сети. Параллельно с этим, шло развитие всемирной компьютерной сети Internet. К середине 90ых годов стало возможным использовать ее в целях создания принципиально новых систем управления документооборотом .
Исходя из вышеизложенного тема дипломной работы является весьма актуальной.
Целью дипломной работы является анализ особенностей разработки и реализации электронного документооборота на предприятиях общепита, выявление проблем разработки и реализации электронного документооборота предприятий на примере ООО «Ресторан-Калуга» и возможных направлений их совершенствования.
На основании поставленной цели были поставлены следующие задачи:
1) Изучить теоретические аспекты управления электронными документами на предприятии общепита;
2) Установить механизм разработки и реализации документооборота;
3) Представить организационную характеристику ООО «Ресторан-Калуга»;
4) Выявить проблемы и особенности использования электронных приложений и различных программных продуктов как основы управления делопроизводством ;
5) Проанализировать проблемы осуществления документооборота на примере ООО «Ресторан-Калуга»;
6) Выявить возможные направления совершенствования процессов разработки, движения и хранения документов в ООО «Ресторан-Калуга».
Предметом изучения являются особенности разработки, движения и хранения документов на предприятиях. В качестве объекта исследования выделена канцелярия предпрития ООО «Ресторан-Калуга» .
В ходе исследования были использованы средства офисной автоматизации и коллективной работы в сети (Пакет Microsoft Office, система Lotus Notes), средства управления электронными документами (Система управления документами DOCS OPEN, система управления документами Excalibur EFS, пакет управления документооборотом Action Workflow, пакет электронного документооборота Staffware
Структурно дипломная работа состоит из введения, трех глав и заключения. При написании работы использовались работы ведущих отечественных и зарубежных ученых по исследуемой проблеме, статистические данные канцелярии ООО «Ресторан-Калуга», нормативно-методические материалы.
Список литературы:
1. Конституция Российской Федерации. М.: Юридическая литература, 1993.
2. Гражданский Кодекс РФ. – М.: ИНФРА-М, 2001.
3. Австралийский проект JEDDS. The Australian JEDDS project / Cunningham
Adrian // CDNLAO Newslett. – 1998.- №32.- c.1-2.- Англ.
4. Интерактивный бизнес. – Балабанов И.Т. СПб: Питер, 2001. – 128 с.: ил. –
(серия “Краткий курс”).
5. "Концепция системы автоматизации отечественного документооборота", В.Баласанян "Открытые системы", 1, 1997
6. "О некоторых подходах к управлению документами", Бейдер А., Кейв Р. "Открытые системы", 3, 1998
7. Электронный документ: правовая форма и
доказательство в суде: Учеб. – практ. пособие/
Вершинин А. И. А.П. Вершинин. – М.:
Городец – издат, 2000. – 247 с.
8. . "Концепция построения систем автоматизации
документооборота", Гавердовский А "Открытые системы", 1, 1997
9. Гражданско – правовое регулирование банковской деятельности: Учеб.
пособие/ В. А. Белов и др.; Под ред. Е. А. Суханова. – М.: Учеб. –
консультац. центр “Юринфор”, 1994. – (библиотека “Юринфор”). – 250,
[1] с.
10. "Lotus Domino открывает Госстандарту окно в Internet", Гореткина Е. "Сети", 4, 2000.
11. Документация в информационном обществе: электронное
делопроизводство и электронный архив / Кобелькова Л.А. // Отеч. архив.
– 2000. -.
12 .Доставка электронных документов в ЦНСХБ, Аветисов М.А.,
12. Документальные компьютерные технологии: Учеб. пособие/ Моск. гос.
техн. ун-т им. Н. Э. Баумана. – М.: Б. и., 1997 -.Ч.
14. "Системы управления документами на основе Web-технологий"
"КОМПЬЮТЕРУИК-МОСКВА" 7, 1997.
15. Как сделать бизнес в Internet/ Имери В. Пер. с англ.: А.А. Борисов и др. –
Киев и др.: Диалектика, 1998. – 463, [4] с.: ил.
16. Управление информационными процессами в офисных системах. – 1997.
17. Информатизация бизнеса. – Карминский А. М., Нестеров П. В. М.:
Финансы и статистика, 1997. – 416 с.: ил.
18. Библиотечное дело – 2001: российские библиотеки в мировом информационном пространстве: тезисы докладов 6-ой Междунар. научной конференции, Крамчанинов Е.В., Пожилов В.В. Москва, 26-27
апр., 2001. Ч. 2. М.: Изд-во МГУКИ. 2001, с. 266. Рус.
19. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. – Куперштейн В.И. СПб. и др.: БХВ, 1999. – (изучаем вместе с BHV). – 248 с.: ил.
19. Интрасети: доступ в Internet, защита: Милославская Н. Г., Толстой А. И
Учеб. пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2000 – 527 с.
20. Управление документооборотом на предприятия: Маслов Е. В. Учебное
пособие / Под ред. Шеметова П. В. М.: ИНФРА-М; Новосибирск:
НГАЭиУ, 1998.
21. "Концепция построения электронного архива", Марков А. "Открытые
системы", 1, 1997
23. От изоляции к кооперации: Развитие систем электронной доставки документов и электронного МБА в региональных библиотеках / Терехович В.А. // 6 –ая Междунар. конф. ”Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества”, Судак и др., 5-13 июня, 1999 г., “Крым 99”: Матер. конф. Т.1. – Симферополь, 1999.- с. 71-74.- Рус., рез. англ.
24. "Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ВНИИДАД, Деловая Книга, 1998.
25. "Организация работы с документами": Учебник/ В.А. Кудряев и др. –
М.:ИНФРА-М, 1999
26. Положение ООО «Ресторан-Калуга» «О документообороте», 2000.
27. Специальная информатика: Учеб. пособие/ С. В. Симонович, Г.
А. Евсеев, А. Г. Алексеев. – М.: АСТ – Пресс: Инфорком – Пресс,
2000. – 479 с.: ил.
28. Системы управления и информационные технологии: Межвузов. сб. науч. тр./ Воронеж. Гос. техн. ун – т; Науч. ред. С. Л. Подвальные. – Воронеж:
Из-во Воронеж Гос. техн. ун – т., 1998. – 201 с.
29. Развитие электронной доставки документов в библиотеках России. Глухов В.А., Лаврик О.Л. 275 лет на службе науке: библиотеки и институты информации в системе РАН: Сборник науч. трудов. Инф.- библ. совет. М.: Изд-во Инф.- библ. совет., 2000, с. 192-204. Библ. 18. Рус. 6.Распределительная система управления документами эпохи WEB – технологий // F1. – 1998. - №2. – c.34 - 37. - Рус.
30. Создание корпоративной системы электронной доставки документов г. Новосибирска. Лаврик О.Л., Баженов С.Р. 8-ая Междунар. конф. “Крым 2001”. “Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества”, Судак, 9 – 17 июня, 2001: Тема 2001 г. ”Производители и пользователи печатной и электронной информацией на пути к информационному обществу”: Труды конф. Т. 2. М.: Изд-во ГПНТБ России, 2001., с. 780 – 784, 1 кл., табл.1, Библ. 7. Рус, рез. англ., укр.
31. Электронные документы и архивы: теория и практика / Юмин И.Ф. // Отеч. арх. – 1999.- № 3.
32. Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гутенберга / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В.М. Кущ, Ю. Л. Гагутин .- М. : Анкей : Экотрендз, 1999 .- (инженерная энциклопедия). – (технологии электронных коммуникаций). – 271 с. : ил.
33. www. osp. ru
34. www. kv. ru
35. www. ixbt. ru
37. www. computerra. ru
